2. Jelaskan apa yang dapat menyebabkan kegagalan dalam pengembangan maupun penerapan sistem informasi di suatu organisasi, dengan merujuk pada pendapat Rosemary Cafasaro.

Sistem informasi Manajemen terdiri dari berbagai subsistem informasi, terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang dapat mengola data menjadi informasi yang dapat digunakan meningkatkan produktivitas yang menyesuaikan dengan strategi yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak.

Sistem yang mempunyai kegunaan dan pengunaannya tinggi oleh setiap unit departemen menunjukan adanya keberhasilan pengunaan sistem informasi tersebut, adanya respon dari penguna (end-user) pada sistem tersebut mampu menberikan informasi tentang kebutuhan yang diperlukan sehingga kepuasan para penguna dapat dicapai. Selain itu keberhasilan pengembangan sistem dapat dilihat dari sikap yang menguntungkan para penguna sistem informasi dan staf dari sistem informasi tersebut. Tujuan dalam penerapan sistem informasi harus dapat ditetapkan dengan jelas termasuk perencanaan keuangan, karena pengembangan dan penerapan sistem informasi membutuhkan biaya yang mahal sehingga biaya yang diperlukan harus diupayakan mampu mengimbangi imbal balik terhadap perusahaan, serta menghindari biaya yang timbul akibat kegagalan pengembangan sistem.

Penerapan sistem informasi dalam perusahaan mampu memberikan subangsi bagi manjer berupa meringankan pekerjaan manajer yang dilakukan secara konvensional maupun menyediakan informasi untuk membuat laporan manajerial. keterlibatan user sangat diperlukan supaya sistem yang dikembangkan dapat memberikan kepuasan kepada user.

Sistem informasi yang dibangun mampu memberikan manfaat bagi perusahaan. Akan tetapi sistem informasi yang akan dibangun menghadapi berbagai tantangan, kerugian, dan kelemahan oleh karena itu perusahaan dapat mempelajari dan mengembangkan cara yang dapat digunakan untuk meminimalisasi keadaan tersebut.

Adanya kerumitan perencanaan, pengembangan, dan pelatihan yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem berbasis teknologi informasi dan komputer adalah sebagai hambatan. Oleh karena itu perlu dihindari ketidak mampuan dalam perencenaan proyek pengembangan, manajemen proyek (pematauan), kebutuhan manajemen, resiko manajemen dan serta perubahan pihak manjemen, agar tidak terjadinya kegagalan proyek sistem informasi. Agar sistem yang dibangun dapat bermanfaat, sistem informasi dibangun harus berdasarkan kacamata bisnis dalam perencanaan menyesuaikan dengan penentuan rencana strategi perusahaan yang ditentukan manajemen puncak.

Sistem informasi adalah kumpulan dari sistem manajemen atau sistem yang menyediakan informasi yang bertujuan mendukung operasi manajemen dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. SIM cenderung berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis komputer dengan mempertimbangkan informasi apa, untuk siapa, dan kapan harus disajikan. Sistem ini terpadu dalam mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam organisasi. Sistem ini mengunakan hardware, software, prosedur manuak, model manajemen keputusan, serta data base. Informasi yang dihasilkan oleh SIM merupakan sumberdaya yang tidak dapat dipisahkan dari sumberdaya lain dalam organisasi. Hal ini disebabkan karena SIM tergantung pada teknologi informasi yang digunakan dan strategi perusahaan untuk mencapai tujuan yang akan dicapai organisasi. Berkaitan dengan pencapaian tujuan organisasi tersebut, maka sim dianggap penting dalam menyediakan informasi yang lengkap tentang misi dan visi perusahaan serta relevansi visi dan misi itu dengan keadaan dan fenomena yang ada saat ini. Dengan demikian, SIM dipilih sebagai sarana organisasi untuk mencapai tujuan efisiensi dan efektifitas yang pada akhirnya memberikan kontribusi terhadap keuntungan organisasi. Suatu SIM yang profesional adalah sistem informasi yang mampu menyajikan informasi secara tepat, cepat, aman dan akurat. Hal ini dpat terwujud dengan ditunjang oleh sumberdaya manusia yang profesional.(Marimin dkk, 2006)

Sistem informasi manajemen dapat didefenisikan sebagai sekumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan kerjasama dengan cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data (input-proses-outuput), dimana output berupa informasi untuk mengambil keputusan, mendukung kegiatan opersional, manajerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan (Sutanta, 2003)

Menurut McLeod Jr (2004) Saat ini, para manjer memberikan perhatian yang semakin besar pada manajemen informasi karena dua alasan utama. Pertama, kegiatan bisnis telah menjadi semakin rumit. Kedua, komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik. Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.

Ditambahkan bahwa sistem informasi perusahaan merupakan pengeluaran modal yang besar dan harus dievaluasi dengan cara yang sama seperti investasi besar lainnya. Untuk menghadapi tantangan dalam menentukan nilai sistem informasi perusahaan, perhatian khusus perlu diarahkan pada tiga jenis kelayakan yaitu kelayakan; ekonomis, teknis dan operasional. Kelayakan ekonomis (economic feasibility) berhubungan dengan pembenaran suatu pengeluaran dengan mempertimbangkan keuntungan dan biaya secara keuangan, sedangkan kelayakan teknis (technical feasibility) mempertimbangkan ketersediaan teknologi yang diperlukan. Kelayakan opersional (operational feasibility) mempertimbangkan kemampuan sumber daya manusia di perusahaan itu untuk berhasil melaksanakan proses yang diperlukan. Kegagalan sistem informasi perusahaan mencangkup proyek yang ditingalkan sebelum penerapan atau diterapkan tetapi begitu gagal sehingga organisasi kembali ke sistem informasi yang dahulu. Namun kegagalan informasi perusahaan tidak berarti bahwa organisasi menyerah sepenuhnya. Organisasi tersebut dapat mencoba lagi. Organisasi dapat meminimalkan kemungkinan kegagalan dengan mengambil langkah-langkah; pertama, orang-orang yang bertangung jawab atas peerapan sistem harus mengerti akan kerumitan organisasi itu. Karena sistem informasi perusahaan mencangkup berbagai fungsi bisnis, para anggota harus memahami berbagai proses bisnis yang berinteraksi dengan mereka selain memahami proses mereka sendiri. Kedua, manajemen puncak harus menyadari bahwa spesialisasi didalam perusahaan yang memberi nilai tambah yang besar mungkin bukan kandidat untuk disertakan dalam EntIS.

Pengembangan Sistem Informasi Manajemen terdiri dari tiga tahapan; analisis sistem, perancangan sistem, dan implementasi sistem. Analisis sistem meliputi; (1) menentukan maslah utama dan lingkup kegiatan, (2) mengumpulkan fakta yang berhubungan dengan masalah, (3) menganalisa fakta-fakta, (4) menentukan laternatif pemecahan yang mungkin, (5) memilih alternatif pemecahan masalah, (6) pembuatan studi kelayakan meliputi kelayakan; ekonomi, teknik, hukum, jadwal, dan opersional, (7) laporan manajemen. Tahap perancangan sistem meliputi langkah; (1) rivew kebutuhan, (2) desain umum sistem/ desain logik, (3) desain terinci/ desain fisik, meliputi desain; input, proses, output, basis data, dan dialog desain, (4) laporan ke manajemen. Implementasi sistem, meliputi langkah; (1) review desain, (2) penjadwalan tugas pengembangan, (3) coding program, (4) testing program, meliputi; testing modul dan testing menyeluruh, (5) pelatihan tugas, (6) konversi sietem, (7) laporan manajemen (Sutanta, 2003),.

Beberapa faktor yang dapat mendukung kegagalan dalam penerapan sistem informasi dalam suatu perusahaan atau organisasi adalah tidak adanya; keterlibatan end user, dukungan manajemen eksekutif, adanya kejelasan pernyataan kebutuhan, perencanaan yang matang dan tepat serta harapan yang realistik terhadap penyusunan sistem informasi tersebut (Rosemary Cafasso dalam O’Brien, 2005).

Tidak adanya keterlibatan end-user dalam proses pengembangan dan penerapan Sistem Informasi dalam setiap tahap pengembangan dari perencanaan hinga ke pengembangan sistem informasi dapat menimbulkan kegagalan dalam pengembangan dan penerapan sistem informasi. Tidak diikut sertakan end user dalam proses tersebut akan menyebabkan perusahaan tidak dapat menilai dan meningkatkan desain yang ada untuk penyempurnaan sistem yang ada, selain itu perusahaan juga tidak dapat memonitor dan mengetahui apakah sistem yang digunakan sesuai kebutuhan saat ini, mengakibatkan perusaahaan tidak dapat mengevaluasi, melakukan perbaikan, dan memodifikasi sistem untuk meningkatkan kemampuan sistem sehingga sistem yang digunakan tidak efektif atau bahkan dapat ditingalkan penguna karena sudah tidak sesuai kebutuhan.

Kurangnya dukungan para eksekutif dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat akan memberikan akibat kegagalan. Adanya pihak manajemen tidak paham dengan informasi yang disampaikan dalam bentuk “grafik, chart, notasi” sehingga informasi yang dibangun dengan baik untuk membantu pekerjaan manajer, sebaik apapun akan diangap tidak akan ada gunanya. Karena pihak yang akan memetik manfaat atas keberhasilan sistem manajemen adalah pihak manajemen, jadi diperlukan kelompok dalam organisasi menjadikan sistem itu tetap hidup adalah hanya manajemen. Pihak manajemen yang tidak terlibat akan mengakibatkan sistem informasi yang dibangun tidak sesuai dengan strategi perusahaan, karena strategi perusahaan dirumuskan oleh para manajer, sehingga SI tidak dapat optimal dalam mendukung stategi bisnis perusahaan dalam meningkatkan keuntungan juga tidak dapat mendukung pekerjaan para manajer dalam mengambil keputusan. SI juga diperlukan Inovasi rutin dalam jangka panjang, jika tidak dilakukan pihak manajemen dari awal akan menyebabkan SI tidak akan dapat meningkatkan kegunaannya dalam memecahkan masalah manajemen yang menjadi semakin kompleks.

Sistem pengembangan SI tanpa manajemen yang tepat, besar kemungkinannya akan membawa konsekuensi kerugian sebagai berikut ; 1). Biaya yang dikeluarkan berlebihan sehingga dapat melampaui anggaran. 2). Pekerjaan melebihi waktu yang diperkirakan. 3). Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang diperkirakan. 4). Adanya kegagalan memperoleh manfaat yang diperkirakan.

Sistem yang dibangun tidak menyesuaikan dengan sistem yang dibutuhkan karena tidak lengkapnya peryataan kebutuhan dan spesifikasinya, serta kebutuhan dan spesifikasi yang terus berubah menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan pelangan. Akibatnya sistem yang dibangun memilki desain yang kurang memenuhi harapan karena; desain tidak cocok dengan struktur, budaya dan tujuan organisasi secara keseluruhan, data yang dihasilkan tidak cocok dengan harapan dan tujuan bisnis, biaya yang diperlukan terkadang diatas anggaran yang disediakan atau biaya lebih besar dari nilai guna yang diharapkan

Perencanaan yang tepat dalam mengimplementasikan sistem informasi juga harus diperhatikan. Perusahaan harus realistis dan cermat dalam merancang dan menerapkan sistem informasi dalam penentuan biaya yang wajar terhadap manfaat yang akan diperoleh, agar sistem informasi yang dihasilkannya akan memberikan keuntungan. Dalam perencanaan informasi dibutuhkan kejelasan kebutuhan perusahaan, sehingga pengembangannya berdasarkan sasaran pasar yang dibidik serta media yang sesuai digunakan. Agar SI yang dikembangkan dapat berjalan dan berfungsi dengan baik, maka diperlukan investigasi sistem yang mencakup aspek organisasi, teknis, operasional, ekonomi, dan kebutuhan pengguna. Perencanaan pembangunan SI yang memuat tentang TI direncanakan untuk pencapaian prioritas-prioritas SI, yaitu dengan melakukan definisi permasalahan dan identifikasinya secara rinci mulai dari definisi permasalahan yang dihadapi seperti penciptaan alur data dan informasi yang efisien, prosedur transaksi dan penyajian informasi secara komunikatif pada layer monitor, selanjutnya perlu dirumuskan tentang kasus-kasus bisnis yang ingin diselesaikan dan total investasi TI yang akan disediakan.

Setelah itu perlu disusun rencana aksi yang konkret termasuk perencanaan perangkat keras, aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan, pembangunan fasilitas fisik, melatih pemakai (operator/ konsumen) dan penyebarannya.

Beberapa faktor yang menjadi penyebab kegagalan pengembangan dan penerapan sistem informasi berupa; Keterlibatan dan pengaruh pengguna, baik penguna dalam organisasi maupun penguna diluar perusahaan untuk menilai keberadaan sistem informasi yang ada sehingga memudahkan evaluasi dan perbaikan. Dukungan manajemen eksekutif diperlukan dari keterlibatan proses perencanaan pengadaan sistem informasi, pengunaan sistem, pemeliharaan sistem, sampai dengan pengembangan sistem yang menyesuaikan perubahan strategi perusahaan. Adanya kejelasan pernyataan kebutuhan memudahkan bagi pihak pengembang dalam menetapkan sistem yang tepat bagi strategi perusahaan. Perencanaan yang matang dan tepat serta harapan yang realistik terhadap penyusunan sistem informasi tersebut, hal ini diperlukan dari perencanaan biaya yang digunakan dengan manfaat yang dapat, sumberdaya informasi tersedia dengan baik dan cukup, sehingga sistem yang dibangun tidak memiliki kendala yang berarti, serta mampu mencapai tujuan strategis perusahaan untuk meningkatkan daya saing kompetitif.

DAPTAR PUSTAKA

Marimin, Hendri Tanjung, Haryo Prabowo. 2006. Sistem Informasi Manajemen; Sumber Daya Manusia. PT Grasindo. Jakarta
McLeod Jr Raymond, George Schell.2004. Management Information Systems 8/e. Prentice-Hall, Inc. New Jersey
O’Brien. J. 2005. Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Salemba Empat. Jakarta.
Sutanta, Edhy. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Graha Ilmu. Yogyakarta

LINK TERKAIT:

http://allandrewsmind.blogspot.com/2010/08/konsep-membangun-sistem-informasi.html

http://itkelinik.com/?p=113&cpage=1#comment-696

3 Responses to “PENYEBAB KEGAGALAN SISTEM INFORMASI ORGANISASI”

  • Avatar of chie2 chie2 says:

    artikel yang sangat bagus sekali.. komprehensif..

    implementasi sistem informasi memang tidak akan berjalan dengan baik jika tidak didukung oleh manajemen (user). oleh karena itu, dalam pelaksanaannya, pihak manajemen perlu berpartisipasi secara aktif dalam pengembangan sistem informasi di perusahaannya..

  • Avatar of adwirman adwirman says:

    Benar sekali, sebagai penguna (manager) harus memberikan masukan dan evaluasi untuk penyempurnaan sistem informasi yang digunakan perusahaan. nantinya akan memeprmudah dan mempercepat proses pengambilan keputusan managerial, maupun menunjang kegiatan bisnis perusahaan

Leave a Reply


Refresh



Current ye@r *

Search
Categories