5. Seringkali terjadi suatu kesalahan besar yang berakibat fatal pada organisasi, ketika mereka melakukan pengalihan/konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Jelaskan mengapa fenomena ini terjadi! Jelaskan pula berbagai cara dalam pengkonversian sistem, dengan berbagai asumsinya agar kesalahan tersebut tidak terjadi. Jelaskan !

Konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru dalam rangka menggantikan sistem yang lama atau proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Jika sistem baru merupakan paket perangkat lunak terbungkus (canned) yang akan berjalan pada komputernya yang baru, maka konversi akan relatif lebih mudah. Jika konversi memanfaatkan perangkat lunak terkustomisasi baru, database baru, perangkat komputer dan perangkat lunak kendali baru, jaringan baru dan perubahan drastis dalam prosedurnya, maka konversi menjadi agak sulit dan menantang.
Fenomena kegagalan pada konversi sistem terjadi karena:
1) Sistem yang dikembangkan tidak atau kurang sesuai dengan keinginan user, karena proses investigasi, analisa design sistem yang dikembangkan kurang tajam.
2) Adanya perilaku yang cenderung menolak atau sulit menerima setiap perubahan dalam organisasi perusahaan, khususnya yang sistem informasi baru yang memerlukan peningkatan pengetahun dan keterampilan.
3) Adanya kekhawatiran dari karyawan perusahaan apabila sistem informasi baru (komputerisasi) diimplementasikan akan terjadi ‘lay-off’ karyawan perusahaan. (pengurangan pegawai)..
4) Tidak dibarengi dengan ‘business re-engineering process’, sehingga sistem komputerisasi kurang memberikan dampak effisiensi dan efektivitas yang maksimal bagi perusahaan.
5) Perencanaan aktivitas implementasi tidak dipersiapkan secara comprehensive dan integrated yang meliputi aktivitas :
• Hardware, software and services acquisition
• Software development or modification
• End user training
• System documentation & Conversion methode : pilot project, paralllel cut-over, phase-in cut over, direct cut over (plunge).

Ada empat metode konversi sistem, yaitu :
a. Konversi Langsung (Direct Conversion)
b. Konversi Paralel (Parallel Conversion)
c. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion)
d. Konversi Pilot (Pilot Conversion)

A. Konversi Langsung (Direct Conversion)
Konversi jenis ini dilakukan langsung dengan cara menghentikan sistem lama digantikannya dengan sistem baru. Resiko yang besar timbul dengan cara ini, akan tetapi memakai biaya murah. Konversi Iangsung merupakan pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, yang juga disebut pendekatan cold turkey. Dengan sistem ini apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama.
Pendekatan atau cara konversi ini akan bermanfaat apabila :
• Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain
• Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai
• Sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana atau keduanya
• Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem-sistem tersebut tidak berarti.

Kelebihan cara ini : relatif murah. Kelemahan : bisa menimbulkan risiko kegagalan yang tinggi. Apabila konversi langsung akan digunakan, aktivitas-aktivitas pengujian dan pelatihan yang dibahas sebelumnya akan mengambil peran yang sangat penting.

B. Konversi Paralel (Parallel Conversion)
Konversi ini menerapkan dimana sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah pada masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, sehingga sistem lama segera dihentikan. Cara pengunaan sistem ini adalah pendekatan yang paling aman, tetapi paling mahal, karena adanya kegiatan menjalankan dua sistem sekaligus. Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa periode waktu. la kebalikan dari konversi langsung.
Dalam mode konversi paralel, output dari masing-masing sistem tersebut dibandingkan, dan perbedaannya direkonsiliasi. Kelebihan : dapat memberikan derajad proteksi yang tinggi terhadap organisasi dari kegagalan sistem baru. Kelemahan : besarnya biaya untuk pemakaian dua fasilitas-fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut. Ketika proses konversi suatu sistem baru melibatkan operasi paralel, maka orang-orang pengembangan sistem harus merencanakan untuk melakukan peninjauan berkala dengan personel operasi dan pemakai untuk mengetahui kinerja sistem tersebut. Mereka harus menentukan tanggal atau waktu penerimaan dalam tempo yang wajar dan memutus sistem lama.

C. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion)
Konversi ini dengan cara menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Apabila ada sesuatu terjadi, bagian yang baru diterapkan dapat diganti kembali dengan yang sistem lama. Masalah dalam modul-modul baru terjadi dapat dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Pendekatan dalam sistem ini dapat membuat sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung. Pada netode konversi Phase-in, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, yang secara bertahap dan sedikit-sedikit mengganti yang lama sehingga menghindarkan dari risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang cukup bagi pemakai untuk mengasimilasi perubahan. Untuk menggunakan metode phase-in, sistem harus disegmentasi. Aktivitas pengumpulan data baru diimplementasikan, dan mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan. Interface ini memungkinkan sistem lama beroperasi dengan data input baru. Kemudian aktivitas-aktivitas akses database baru, penyimpanan, dan pemanggilan diimplementasikan. Sekali lagi, mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan. Segmen lain dari sistem baru tersebut di-instal sampai keseluruhan sistem diimplementasikan.
Kelebihan sistem ini : mampu memberikan waktu untuk terjadinya perubahan dalam organisasi tertentu sehingga kece[atan dapat diminimasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama periode waktu yang lebih panjang. Kelemahan : memerlukan biaya untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, dengan daya terapnya terbatas, dan dapat menimbulkan adanya kemunduran semangat di organisasi, karena adanya rasa tidak dapat menyelesaikan sistem.

D. Konversi Pilot (Pilot Conversion)
Meode ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu untuk menjadi pelopor. Jika cara konversi ini berhasil, maka akan diberlakukan pada tempat-tempat yang lain. Cara ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. dimana hanya sebagian dari organisasi yang mencoba mengembangkan sistem baru. Beda antara metode phase-in yang mensegmentasi sistem, metode pilot mensegmentasi organisasi. Metode konversi ini lebih sedikit berisiko dibandingkan dengan metode langsung, dan lebih murah dibandingkan dengan metode paralel. Segala kesalahan dapat dilokalisir dan dikoreksi sebelum implementasi lebih jauh ditakukan. Apabila sistem baru melibatkan prosedur baru dan perubahan yang drastis dalam hal perangkat lunaknya, metode pilot ini akan lebih cocok digunakan.
Selain berfungsi sebagai tempat pengujian (test site), sistem pilot juga digunakan untuk melatih pemakai seluruh organisasi dalam menghadapi lingkungan “live” (hidup atau sebenarnya) sebelum sistem tersebut diimplementasikan di lokasi mereka sendiri.

Konversi sistem berhasil tergantung pada seberapa bisanya profesional sistem menyiapkan penciptaan dan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru. Dengan mengkorversi suatu file, maksudnya adalah bahwa file yang tetah ada (existing) harus dimodifikasi setidaknya dalam : Format file tersebut, Isi file tersebut, Media penyimpanan dimana file ditempatkan. Dalam suatu konversi sistem, kemungkinan beberapa file bisa mengalami ketiga aspek konversi tersebut secara serentak.
Ada dua metode dasar yang bisa digunakan untuk menjalankan konversi file :
a. Konversi File Total dapat digunakan bersama dengan semua metode konversi file sistem di atas.
b. Konversi File Gradual (sedikit demi sedikit) terutama digunakan dengan metode paralel dan phase-in. Dalam beberapa contoh, is akan bekerja untuk metode pilot. Umumnya konversi file gradual tidak bisa diterapkan untuk konversi sistem langsung.
A. Konversi File Total
Jika file sistem baru dan file sistem lama berada pada media yang bisa dibaca komputer, maka bisa dituliskan program sederhana untuk mengkonversi file dari format lama ke format baru. Umumnya pengkonversian dari satu sistem komputer ke sistem yang lain akan melibatkan tugas-tugas yang tidak bisa dikerjakan secara otomatis. Rancangan file baru hampir selalu mempunyai field-field record tambahan, struktur pengkodean baru, dan cara baru perelasian item-item data (misalnya, file-file relasional). Seringkali, selama konversi file, kita perlu mengkonstruksi prosedur kendali yang rinci untuk memastikan integritas data yang bisa digunakan setelah konversi itu. Dengan menggunakan klasifikasi file berikut, perlu diperhatikan jenis prosedur kendali yang digunakan selama konversi :
• File Master, Ini adalah file utama dalam database. Biasanya paling sedikit satu file master diciptakan atau dikonversi dalam setiap konversi sistem.
• File Transaksi, File ini selalu diciptakan dengan memproses suatu sub-sistem individual di dalam sistem informasi. Akibatnya, is harus dicek secara seksama selama pengujian sistem informasi.
• File Indeks, File ini berisi kunci atau alamat yang menghubungkan berbagai file master. File indeks baru harus diciptakan kapan saja file master yang berhubungan dengannya mengalami konversi.
• File Tabel, File ini dapat juga diciptakan dan dikonversi selama konversi sistem. File tabel bisa juga diciptakan untuk mendukung pengujian perangkat lunak.
• File Backup, Kegunaan file backup adalah untuk memberikan keamanan bagi database apabila terjadi kesalahan pemrosesan atau kerusakan dalam pusat data. Oleh karenanya, ketika suatu file dikonversi atau diciptakan, file backup harus diciptakan.

B. Konversi File Gradual
Beberapa perusahaan mengkonversi file-file data mereka secara gradual (sedikit demi sedikit). Record-record akan dikonversi hanya ketika mereka menunjukkan beberapa aktivitas transaksi. Record-record lama yang tidak menunjukkan aktivitas tidak pernah dikonversi. Metode ini bekerja dengan cara berikut :
a. Suatu transaksi diterima dan dimasukkan ke dalam sistem.
b. Program mencari file master baru (misalnya file inventarisasi atau file account receivable) untuk record yang tepat yang akan di update oleh transaksi itu. Jika record tersebut telah siap dikonversi, berarti peng-update-an record telah selesai.
c. Jika record tersebut tidak ditemukan dalam file master baru, file master lama diakses untuk record yang tepat, dan ditambahkan ke file master baru dan di update.
d. Jika transaksi tersebut adalah record baru, yakni record yang tidak dijumpai pada file lama maupun file baru (misalnya, pelanggan baru), maka record baru disiapkan dan ditambahkan ke file master baru

Cara-cara yang dapat dilakukan agar kesalahan alih sistem informasi dapat dihindari:
1. Melihat visi saat pembangunan dengan mengoptimalkan peranti yang sudah dikembangkan. Sehingga aplikasi yang ada dapat menyesuaikan dengan aplikasi sebelumnya dan menunjang kegiatan yang ditetapkan dalan visis pengembangannya.
2. Adanya kerjasama antara orang yang mengoperasian sistem dengan pengembang sistem, sehingga perubahan yang terjadi mampu diketahui sehingga tidak menimbulkan masalah baru.
3. Jangan sampai perancangan sistem yang baru dapat menimbulkan rasa takut di pihak pegawai maupun manajerakan kegagalan proyek pengembangan dan pengoperasian.
4. Melakukan sosialisasi akan cara yang baru yang dapat dilakukan oleh manajemen puncak pada tahap awal maupun tahap penerapan
5. Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen. Sehingga tidak ada rasa saling menyalahkan dan saling mencurigai yang dapat membuang waktu dalam pengembangan sistem baru yang lebih baik
6. Menyelaraskan harapan akan kebutuhan pegawai sebagai penguna dengan tujuan perusahaan. Dan membuat kenyaman penguna diluar perusahaan sehingga menciptakan pandangan yang positif terhadap sistem yang baru dikembangkan

O’Brien. J. 2008. Management Infornation Systems; International Edition. Mc Graw Hill. New York.
Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Penerbit Andi. Yogyakarta

LINK TERKAIT:
http://suherli.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/no-2-kesalahan-kesalahan-yang-mungkin-terjadi-saat-pengalihan-atau-konversi-suatu-sistem-lama-ke-sistem-baru-dan-cara-cara-penkonversian-sistem-dengan-berbagai-asumsi-agar-tidak-terjadi-kesalahan/