4. Organisasi saat ini sering melakukan outsourcing dalam pengembangan maupun penerapan system informasi di organisasinya. Jelaskan apa yang menjadi alasan mereka pada umumnya. Jelaskan pula apa keuntungan dan kelemahan dari pengembangan system informasi secara outsourcing dibandingkan dengan insourcing!

Sistem informasi manajemen (SIM) adalah bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis.
Berdasarkan penelitian mahasiswa Universitas Islam Indonesia; Fatur Wahid, 32 perusahaan yang bergerak dalam berbagai sektor di berbagai kota di Indonesia. Sebanyak 15,6% perusahaan tidak mempunyai bagian sistem informasi, sedang sisanya (84,4%) mempunyai departemen Sistem informasi. Dimana sebanyak 46,72% sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan dikembangkan secara insourcing, 26,21% dengan outsourcing, sedang sisanya (27,07%) merupakan hasil kustomisasi sistem informasi yang ada di pasar.

Sistem Informasi Manajemen (SIM) mulai mendapat perhatian pelaku bisnis sejak 1950-an. Pada awalnya, titik fokus utama ialah efisiensi karena SIM memanfaatkan sebuah metoda universal yang secara sistematis dan efektif dapat dengan cepat menanggulangi permasalahan yang timbul dari waktu ke waktu. Secara umum tahapan pengembangan informasi adalah: 1) Survei sistem / preliminary 2) Analisis Sistem 3) Desain Sistem 4) Pembuatan Sistem 5) Implementasi Sistem 6. Pemeliharaan Sistem

Kemampuan sumber daya dari departemen sistem teknologi informasi, tersedia dengan baik seperti; adanya analis dan pemrogram yang berkualitas membuat perusahaan dapat membuat sendiri, kalau tidak memadai dapat memilih outsourcing.

Jika keputusan pengembangan secara internal (insourcing), biasanya yang dipertimbangkan selanjutnya adalah metode pengembangan STI oleh pemakai sistem (end user development / EUD) atau end user computing (EUC). Faktor penentu pengembangan STI tergantung pada dampak STI tersebut, jika dampaknya sempit yaitu hanya individu pemakai sistem dan pengembang sistem, maka EUC dapat dilakukan. Sebaliknya jika dampaknya luas sampai ke organisasi, pengembangan dengan EUC akan berbahaya, karena bila terjadi kesalahan dampaknya berpengaruh pada pemakai sistem lainnya atau pada organisasi secara luas.
Pada pengunaan metode EUC biasanya mengunakan prototyping, dimana dengan metode ini pemakai STI tidak menungu terlalu lama, karena metode protoyping digunakan dengan segera dalam pengoperasian sehingga permasalahan dapat segera diselesaikan lewat metode ini, dimana pengambilan keputusan tidak lambat karena jadwal pemakaian bersifat segera. Jika jadwal pengembangan STI longar dan pengembangannya mempunyai cukup banyak waktu untuk menciptakan sistem secara utuh dapat mengunakan SDLC sebagai motode yang tepat.

Untuk membangun suatu sistem informasi melalui proses penyusunan sistem, proses yang dimulai dari konsep sistem sampai dengan operasi sistem guna menganalisa fenomena disebut SDLC (system Development Life Cycle) atau siklus hidup pengembangan sistem. Dengan meningkatnya kebutuhan dan permasalahan bisnis, mendorong perusahaan untuk melakukan perubahan organisasi dan sistem informasi. SDLC merupakan metodelogi paling lama dalam pengembangan sistem, dengan mengunakan SDLC akan memakan waktu yang lama dan biaya yang mahal untuk melakukan tahapan pengembangan sistem. Beberapa permasalahan dapat dipecahkan melalui pengembangan sistem melalui prototyping dan paket sofware aplikasi. Menurut O’brein (1990) SDLC terdiri dari lima tahap: 1). Investigasi sistem 2) Analisis sistem 3) Rancang Bangun 4) Implementasi sistem 5) Perawatan sistem. Diatambahkan bahwa metode prototyping merupakan pengembangan sistem yang cepat dan interaktif baik untuk aplikasi yang besar maupun kecil. Metode ini dapat diperlihatkan dan didemonstrasikan kepada penguna untuk dievaluasi. Dengan demikian penguna dapat menentukan kebutuhan-kebutuhan informasi yang lebih baik. Karena dengan adanya masukan dari penguna sehingga dapat dilakukan evaluasi dan validasi model kerja (prototype) sistem untuk disempurnakan dan menghasilkan prototipe yang lebih baik karena telah disempurnakan. Dua jenis prototyping yaitu 1) Discovery Prototyping; yaitu pembangunan didasarkan oleh analisa kebutuhan dengan analisis saja, penguna baru terlibat setelah prototipe telah dibentuk 2) Refinery prototyping, dimana sejak awal pembuatan penguna dilibatkan sehingga dihasilkan suatu sistem yang lebih handal karena berpartisipasi dalam pengembangan sistem.

Terdapat beberapa alasan pengembangan sistem metode prototipe lebih banyak digunakan, karena 1) Kebutuhan sistem dapat dirumuskan bersama-sama antara analis dengan pengguna 2) pengembangan jauh lebih cepat dan sesuai dengan kebutuhan penguna (Abutaman, 1996)
Outsourcing adalah pengembangan sistem informasi yang diserahkan kepada pihak luar/ pihak ketiga, sedangkan insourcing sistem informasi digunakan dan dikembangkan sendiri. Pada metode outsourcing ini pengembangan dan pengoperasian oleh pihak ketiga. Pada prakteknya lebih dari itu dimana segalah kegiatan diserahkan sepenuhnya termasuk pemrosesan pemasukan dan pengolahan data, jadi tidak hanya membuat, menyediakan perangkat kerasnya, dukungan pemeliharaan, serta pelayanan dan pemulihan dari ganguan. Cara ini tidak lazim di Indonesia akan tetapi populer di Amerika. Beberapa perusahaan menyediakan tempat diperusahaan sendiri, bisa juga terpisah namun keduanya dapat melakukan hubungan dengan sistem komputer lewat teknologi informasi.
Pemiliahan keputusan insourcing atau out sourcing dilakukan berdasarkan;
a. Budjet yang diangarkan
b. Keputusan stratejik
c. Kontribusi aktifitas teknologi informasi terhadap operasi dan posisi bisnis
d. Analisis strategic gird

A. Berdasarkan budjet
Keputusan untuk melakukan insourcing atau outsourcing ditentukan oleh;
• De facto insourcing, keputusan untuk mendanai 100% insourcing dari semua pengembangan sistem dan operasinya dilakukan internal organisasi, yang biasanya dilakukan oleh departemen sistem informasi atau deparemen TI.
• Total in-sourcing, keputusan dengan sebagian besar (sekitar 80% dari budjet) pengembangan dan operasi TI dilakukan oleh internal organisasi
• Selective outsourcing, keputusan dimana sebagian besar (sapai 80% budjet) pengembangan dan operasi TI dilakukan oleh penyedia jasa outsourcing
• Total outsourcing, keputusan sebagian besar (lebih dari 80% budjet) pengembangan dan pengoperasian diserahkan kepada pihak luar.

B. Berdasrkan Jenis aplikasinya; Stratejik dan kritikal
Sekarang ini outsourcing menjadi alternatif yang dipilih, tetapi tidak setiap aplikasi tepat untuk di-outsouce-kan. Biasanya aplikasi yang tidak di-outsource-kan adalah aplikasi yang jenisnya tidak statejik dan tidak kritikal. Karena jika aplikasi yang bersifat stratejik di-outsouce-kan maka perusahaanakan kehilangan keuntungan kempetisinya sehingga tidak menjadi stratejik lagi, dimana jika terjadi pesaing mengunakan aplikasi yang sama. Untuk aplikasi yang sifatnya kritis tidak di-outsouce-kan karena jika terjadi ganguan dengan aplikasi akan dapat cepat diperbaiki oleh perusahaan, jika di-outsouce-kan akan terhambat karena outsoucer terpisah temopat dengan perusahaan.

C. Kontribusi aktifitas teknologi informasi terhadap operasi dan posisi bisnis
Keputusan apakah sistem teknologi informasi akan di-outsource atau di-insource juga ditentukandengan kontribusi aktifitas teknologi informasi terhadap operasi dan posisi bisnis. Dengan demikian terdapat dua dimensi untuk mengevaluasi keputusan outsourcing, yaitu;
• Kontribusi TI terhadap posisi bisnis, misalnya diferensiasi; aktifitas TI memberikan kemampuan stratejik perusahaan menjadi berbeda dengan perusahaan lain, komoditas; aktifitas TI tidak menyumbang posisi stratejik perusahaan, dimana komoditasnya biasa.
• Kontribusi TI terhadap operasi bisnis, misalnya Kritikal; TI digunakan untuk opersi bisnis kritikal, berguna; TI sangat berguna untuk digunakan pada operasi bisnis, tetapi bukan untuk operasi bisnis kritikal
Sehingga dapat dikategorikan empat kategori kontribusi TI terhadap posisi dan operasi bisnis, yaitu;
• Diferensiasi kritikal, aktifitas TI mampu mendukung stratjik perusahaan dan operasi yang kritikal, sehingga TI harus dikembangkan sendiri oleh perusahaan. Kategori insource
• Komoditas kritikal, TI digunakan untuk operasi perusahaan yang kritikal tetapi tidak memberikan posisi stratejik perusahaan.Aplikasi TI ini dapat di-outsouce-kan, sejauh masalah kritikal yang mungkin terjadi harus dipikirkan dan diatasi. Termasuk kategori best source
• Komoditas berguna, aktifitas TI tidak digunakan untuk operasi yang kritikal dan tidak memberikan posisi stratejik pada perusahaan. Aplikasi TI semacam ini sangat mungkin di-outsouce-kan. Kategori ini disebut dengan oursource
• Diferensiasi berguna, aktifitas TI, tidak digunakan untuk operasi yang kritikal tetapi memberikan posisi stratejik pada perusahaan. Aplikasi TI semacam ini sebaiknya tidak untuk di-outsouce-kan. Kategori ini disebut dengan eliminate atau migrate.

D. Berdasarkan Analisis Strategic Gird
Apliaksi TI yang memberikan posisi strategik kepada perusahaan sebaiknya tidak di-outsouce-kan tetapi dikembangkan dan dioperasikan di internal perusahaan. Posisi perusahaan dakan startegic grid ditentukan dua dimensi, yaitu ketergantungan opersi perusahaan terhadap TI sekarang dan portpolio pengembangan aplikasi-aplikasi TI dimasa depan (ketergantungan operasi perusahaan terhadap TI sekarang di masa depan). Sehingga dapat di bagi menjadi 4 kuadran yaitu; 1). Factory dengan rekomendasi aplikasi untuk di-outsouce-kan. 2). Strategic, dengan rekomendasi aplikasi untuk tidak di-outsouce. 3). Support, dengan rekomendasi aplikasi untuk di-outsouce. 4). Turnaround, dengan rekomendasi aplikasi TI untuk tidak di-outsource-kan.
Gambar 3. McFarlan and McKenney’s Strategic Grid

Penyerahan kepada pihak ketiga terjadi jika perusahaan tidak memiliki personil dan spesialis bidang teknologi informasi. Cara ini menguntungkan bila pihak yang diserahkan telah berpegalaman sehingga pengembangannya dapat lebih cepat, selain itu harganya bisa juga relatif murah karena banyak perusahaan kecil dan besifat lokal menyediakannya. Ada beberapa pertimbangan dalam pembuatan sistem ini :
a. Menentukan pihak pengembang dengan hati-hati. Sebaiknya yang berpengalaman
b. Menandatangani kontrak. Yaitu sebagai pengikat tanggung jawab dan pegangan untuk melanjutkan atau menghentikan proyek jika ada masalah dlam pengembangan
c. Merencanakan dan menonitor setiap tahap pengembangan. Diharapkan tercapainya keberhasilan lewat aktifitas pengontrolan dapat dilakukan dengan mudah
d. Mengadakan komunikasi efektif antara pihak pengembangan dan perusahaan. Diharapkan tidak terjadi konflik dan hambatan yang terjadi
e. Mengendalikan biaya dengan tepat. Seperti persentase pembayaran berdasarkan tingkat keberhasilan dalam proyek

Kelebihan out sourcing
1) Perusahaan dapat berkonsentrasi pada bisnis utama yang ditangani perusahaan akan lebih fokus pada bisnis intinya tanpa harus memikirkan pengembangan sistem informasi.
2) Meningkatkan kas dan asset perusahaan karena perusahaan tidak mengeluarkan asset terlalu besar untuk bidang teknologi informasi termasuk resiko kegagalan yang mahal karena pengembangan sendiri
3) Transformasi teknologi yang lebih maju dan adanya kepakaran yang lebih baik, karena penyedia menyediakan yang lebih berkualitas dibanding perusahaan sendiri, dan adanya spesialisasi dan ahli dibidang tersebut.
4) Membebaskan SDM internal untuk tujuan lain selain bisnis inti perusahaan. Dengan out sourcing, maka pekerjaan karyawan yang khusus menangani pekerjaan inti bisnis, sehingga dengan outsourcing tidak akan menganggu sehingga tidak merubah kapasitas produksi.
5) Menghemat biaya karena pengeluaran secara bertahap/ per tahun, dan perusahaan dapat memperkirakan lebih akurat akan biaya-biaya tahun mendatang
6) Menyingkat waktu pengembangan, karena dapat bekerjasama dengan penyedia untuk menyediakan, memproses dan melakukan pemeliharaan serta pemulihan dari ganguan.
7) Dapat mengurangi penyedian sarana pada saat beban puncak/ order tinggi, dan cukup mengeluarkan biaya sesuai dengan tambahan layanan yang diberikan pihak ketiga
8) Memfasilitasi downsizing (transfer aplikasi mengunakan peralatan besar ke flatform yang lebih kecil), sehingga perusahaan tidak perlu memikirkan pengurangan pegawai
Kelemahan outsourcing:
1) Bisa terjadi kehilangan kendali terhadap aplikasi apabila ada ganguan perusahaan harus menghubungi pengembang terlebih dahulu dan pihak ketiga dapat menjual data ke pesaing
2) Sistem tidak mampu menangani permasalahan-permasalahan yang unik dalam perusahaan karena permasalahan berkembang terus menerus dan semakin kompleks sehingga perlu untuk modifikasi, belum tentu perusahaan dapat meminta pihak ketiga langsung memodifikasinya.
3) Bisa jadi terjadi kekawatiran soal keamanan, apabila perusahaan vendor melakukan penyalahgunaan seperti pembocoran informasi perusahaan
4) Mengurangi keunggulan kompetitif karena pihak ketiga dapat menjual ke perusahaan lain, sehingga dapat ditiru pesaing karena menjadi klien pihak ketiga yang sama
5) Menjadi ketergantungan terus menerus kepada pihak pengembang. Karena kode sumber seluruh program hak pihak ketiga sehingga sangat sulit bagi perusahaan untuk mengambil alih sistem yang berjalan yang mengakibatkan perusahaan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan mengopersikan aplikasi tersebut.
6) Ada kecenderungan out sourcer untuk merahasiakan sistem yang digunakan dalam menyusun dan mengembangan sistem informasi bagi pelanggannya.

DAPTAR PUSTAKA

Hartono, Jogiyanto.2003. Sistem Teknologi Informasi, Pendekatan Terintegrasi: Konsep dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan. Penerbit Andi. Yogyakarta
Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Penerbit Andi. Yogyakarta

LINK TERKAIT:

http://posmals.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/11/pengembangan-sistem-informasi-di-perusahaan-melalui-cosourcing-dan-outsourcing/#respond

2 Responses to “ALASAN, KEUNTUNGAN DAN KELEMAHAN OUTSOURCING SIM”

Leave a Reply


Refresh



*

Search
Categories